Dès la réservation de l’un de nos voyages, vous vous liez contractuellement avec Vietnam Découverte. Les termes “nous”, “notre” sont attribués à Vietnam Découverte et les termes “vous”, “le client” sont attribués aux voyageurs qui achètent les prestations de service de Vietnam Découverte. Les conditions de vente ci-dessous forment la base du contrat. Toutes les communications et documents de confirmation (par courrier électronique ou fax, etc) entre le client et Vietnam Découverte font office de contrat.

1. Passeport, visa
Avant d’entreprendre votre voyage, veuillez vous assurer que vous répondez aux demandes requises en terme de :

Passeport: validité généralement de minimum 6 mois après votre retour

Visa: obligatoire pour entrer sur le territoire du Vietnam (les citoyens de certains pays européens dont la France bénéficient d’une exemption de visa pour les séjours dont la durée sur place ne dépasse pas 15 jours).

Si vous passez par notre agence pour obtenir un visa à votre l’arrivée au Vietnam, notre équipe se chargera de toute la procédure pour l’obtention de votre visa avec les services compétents locaux. Une lettre d’invitation, appelée l’autorisation préalable, vous sera communiquée avant la date de votre départ. Ce papier vous permet de sortir de votre pays et d’entrer sur le territoire vietnamien sans aucun souci. Cependant, notre responsabilité ne peut être engagée en cas de refus de la part des Autorités compétentes pour des raisons politiques ou en cas de force majeure (1) et ne vous dégage pas des clauses contractuelles de ce contrat.

2. Assurance de voyages
Assurance de voyage est obligatoire à tous nos voyages. Vous devez souscrire à une assurance de voyage international couvrant au minimum les frais médicaux et de rapatriement en cas d’accident. Votre assurance de voyage doit être confirmée dès votre départ.

3. Réservation
Dès votre confirmation de réservation du voyage, nous vous communiquons un formulaire de réservation avec les détails de votre circuit réservé et vos coordonnées à remplir par vous-mêmes. Ce formulaire doit être retournée à Vietnam Découverte par

• directement au courriel d’une conseillère chargée de votre dossier ou à l’adresse : voyages@vietnamdecouverte.com
• ou par courrier à l’adresse de notre bureau.

Après la réception de votre réservation, notre confirmation écrite vous sera expédiée sous 5 jours de travail (une semaine).

4. Prix du voyage
Le prix de votre voyage est basé sur un coût connu au moment de l’envoi de notre devis. Au paiement de l’acompte (ou de l’intégralité de votre voyage), nous garantissons le prix de votre voyage (hors modifications de votre part). Toutefois, certains cas de force majeure peuvent nous contraindre à réajuster nos prix afin de respecter les conditions de voyage telles que décrites au devis. Ces cas de force majeure peuvent être :

• une augmentation imprévisible et importante de nos prestataires locaux (hôteliers, trains, avions, jonques, bateaux, véhicules routiers…)
• une fluctuation monétaire très importante ayant un impact considérable sur le taux de change
• une apparition d’une taxe nouvelle instituée par le gouvernement

Les preuves de ces cas de force majeure seront fournies au client. Dans ces cas de force majeure, même après versement de l’acompte, le client peut refuser ces augmentations et annuler son voyage. Nous nous engageons à vous rembourser l’acompte que vous avez versé après avoir déduit les frais éventuels occasionnés (si besoin) de la réservation des prestations (souvent ce sont les vols domestiques).

5. Paiement
Pour la réservation de vos prestations, nous vous demandons un acompte de 25% du tarif total. L’acompte est à verser sur notre compte dont la référence vous sera communiquée dans notre formulaire de réservation. Dès que cette somme sera encaissée, une confirmation écrite vous sera adressée pour certifier le montant de l’acompte versé avec les dates, signatures et tampons de notre société. Ainsi la procédure de réservation sera effective. Votre paiement peut être effectué par

• virement bancaire
• carte bancaire en ligne
• ou les services de transfert d’argent : Wise, Western Union, MoneyGram.

Le solde de 75% sera réglé soit avant votre départ, soit à votre arrivée au Vietnam. Il est à noter que des frais bancaires restent à votre charge.

6. Modifications du voyage
La réservation des prestations de votre voyage ne s’effectue qu’après que nous ayons réceptionné votre formulaire de réservation rempli et votre acompte du voyage. Au cas où un service (hôtel, avion…) n’est plus disponible au moment de la réservation, nous vous proposerons des remplacements de valeur similaire ou supérieure.

Nous nous réservons le droit :

• d’effectuer des changements mineurs au programme à tout moment et sans préavis, ces changements ne pouvant donner lieu à aucun remboursement de notre part.
• de changer le programme et ses détails sans avis préalable dans l’éventualité d’une annulation de vol, de changements d’horaires des compagnies aériennes ou en raison d’un manque de places disponibles.

Toutefois, si nous sommes dans l’obligation d’apporter des changements majeurs à votre programme, nous tâcherons de vous en informer dans les meilleurs délais et de vous offrir les choix suivants :

• Accepter les changements 
• Acheter un autre de nos voyages (en payant un supplément si le voyage est plus cher ou en recevant le remboursement de la différence si le voyage est moins cher).
• Annuler votre voyage ; nous vous rembourserons alors l’intégralité des paiements déjà effectués, après avoir déduit les frais éventuels occasionnés (si besoin) de la réservation des prestations (souvent ce sont les vols domestiques).

7. Annulation du voyage
L’agence se réserve le droit d’annuler votre voyage pour les motifs suivants :

• Défaut de paiement de votre part.
• Cas de force majeure (1)

Dans tous les cas, nous ferons tout notre possible pour trouver un remplacement en proposant une solution de valeur similaire.
De votre part: toute annulation doit faire l’objet d’un email, nous en informant.
Si l’annulation a lieu immédiatement après la réservation du voyage, nous vous facturerons : 

• les frais d’annulation des billets d’avion (s’il y en a)
• l’acompte pour certains hôtels (s’il y en a, certains hôtels locaux de haute gamme nous demandent un versement de l’acompte au moment de réservation de votre chambre).

De plus, d’autres frais d’annulation seront à votre charge, en fonction du moment de l’annulation:

• plus de 90 jours avant le commencement du voyage: 5% de l’acompte sont conservés.
• entre 90 et 60 jours avant le commencement du voyage: 25% de l’acompte seront conservés.
• entre 60 et 30 jours avant le commencement du voyage: 50% de l’acompte seront conservés.
• entre 30 et 15 jours avant le commencement du voyage: 75% de l’acompte seront conservés.
• moins de 15 jours avant le commencement du voyage: l’acompte sera conservé en totalité.
• après le commencement du voyage : 100% du prix du voyage sera à payer à l’agence.

La différence vous sera remboursée par virement bancaire. Les frais bancaires seront à votre charge.

8. Prestations non utilisées
Tout voyage écourté ou interrompu, ainsi que toute prestation terrestre, fluviale, maritime, ou aérienne non effectuée pour quelque raison  que ce soit ne pourra donner lieu à un remboursement de notre part.

9. Responsabilités
Nous sommes l’intermédiaire entre le client et les différents prestataires de services (compagnies aériennes, hôtels, transporteurs, restaurants, bateaux,..). Nous nous devons de faire de notre mieux pour vous assurer la meilleure qualité des services, mais nous ne saurions être confondus avec ces divers prestataires, qui, en tout état de cause, sont responsables de leurs services. Nous ne pourrons pas être tenus responsables :

• des conséquences dommageables résultant d’un évènement de force majeure, (intempéries, catastrophe naturelle, problème de nature politique, grève).
• des conséquences liées à des changements d’horaire ou d’aéroport.
• des conséquences liées à des retards, empêchements, ou annulation de vols des transports aériens et des transports ferroviaires.
• des vols ou détériorations des objets personnels dans les hôtels.
• des oublis, pertes ou détériorations des objets personnels.
• des dommages commis par nos passagers.
• des frais entrainés par un accident.
• du non-respect des horaires du fait du voyageur.

Pourtant, en toutes circonstances, nous ferons tout notre possible pour trouver une solution de remplacement en vous proposant une solution de valeur similaire. Nous acceptons nos responsabilités si les prestations que nous nous sommes engagés à vous fournir ne l’ont pas été telles que décrites, ou dans un standard raisonnable. Nous acceptons de plus de prendre nos responsabilités pour tout acte d’omission de la part de l’un de nos employés, agents, fournisseurs ou sous-traitants (à condition que celui-ci soit dans l’exercice de ses fonctions sous notre autorisation). La somme maximum que nous pourrions consentir à vous rembourser ne pourra en aucun cas dépasser le prix de votre voyage et l’indemnisation journalière ne pourra excéder 30 USD par personne. Le maximum s’appliquant uniquement dans le cas où votre voyage se serait mal passé et si vous n’en aviez retiré aucune satisfaction. Dans tous les autres cas, nous nous réservons le droit de vous offrir une compensation à notre entière discrétion, en tenant bien entendu compte de tous les paramètres.

10. Réclamations/Litiges
Toute réclamation relative à un voyage ou un séjour devra nous parvenir au plus tard 5 jours ouvrés ou 7 jours après la date prévue de fin de la prestation, par lettre recommandée avec accusé de réception. Il est précisé que toute réclamation/plainte doit être formulée par e-mail. En cas de difficultés, les deux parties doivent s’efforcer de chercher une solution amiable à leur différend. En cas de litiges et/ou plaintes, le “Centre International d’Arbitration du Vietnam” relevant de la “Chambre de Commerce et d’Industrie du Vietnam” sera seul compétent.

Les forces majeures :
(1) une guerre ou menace de guerre, des émeutes, une catastrophe naturelle ou nucléaire, un blocus de port, des pillages, incendies et toute activité terroriste, une intempérie, une épidémie, une quarantaine ou tout événement similaire.
(2) annulation, modification, déroutement d’un vol intérieur ou international.
(3) refus ou annulation de visa, reconduite à la frontière par les Autorités Compétentes.
(4) perte, vol, destruction volontaire ou involontaire de passeport et/ou papiers officiels.